Phần mềm quản lý cửa hàng mỹ phẩm

Hồ sơ ngành cài sẵn những gì

Khi chi nhánh chọn ngành Mỹ phẩm, ParkViet bật các chức năng ngành và đề xuất các mặc định dưới đây. Hồ sơ chỉ là điểm xuất phát: mọi thứ đổi được về sau, và hồ sơ không bao giờ tự bật các tính năng rủi ro như bán chịu hay trả hàng.

• Serial, lô, hạn dùng

  Quét serial cho từng sản phẩm. Lô được chọn theo hạn dùng gần nhất (FEFO); có nhập, chuyển, kiểm kê, cách ly và thu hồi theo lô.

Số ngày nhận trả hàng

7 ngày

Chọn lô khi bán

Hạn dùng gần nhất trước (FEFO)

Danh mục hàng ở quầy

Thẻ (có ảnh)

Đơn vị mẫu được thêm

Không có

Bước 1. Tạo cửa hàng và chọn ngành

Cửa hàng mới

1. Đăng nhập POS bằng tài khoản quản trị cửa hàng. POS tự mở trang Thiết lập cửa hàng.
2. Ở câu hỏi "Bạn kinh doanh gì?", chọn Mỹ phẩm.
3. Trả lời "Có bán sỉ không?".
4. Đặt tên chi nhánh đầu tiên, múi giờ, kho bán hàng và tên quầy. Giữ tick "Cấp cho tôi toàn quyền tại chi nhánh này" để bán được ngay.
5. Ở bước Xem trước, kiểm tra chức năng sẽ bật và mặc định của chi nhánh. Nhóm "Ngành này thường dùng" để trống; tick ô nào thì chức năng đó được bật cho cả cửa hàng.
6. Bấm Tạo cửa hàng, rồi mở ca để bán.

Chi nhánh đang dùng ngành khác

1. Vào Cấu hình → chi nhánh → Mô hình kinh doanh → Đổi ngành, chọn Mỹ phẩm, bấm Xem thay đổi. Chưa có gì được lưu ở bước này.
2. Xem chức năng sẽ bật, sẽ tắt và đơn vị mẫu sẽ thêm. Mặc định của ngành chỉ áp khi bạn tick "Áp giá trị của ngành mới".
3. Nhập lý do rồi bấm Chuyển sang Mỹ phẩm. Hàng đã cấu hình vẫn bán như cũ.

Bước 2. Bật các chức năng ngành này cần

Các tính năng rủi ro mặc định tắt. Quản trị cửa hàng bật ở Cấu hình → chi nhánh → Chức năng chi nhánh, cho cả cửa hàng hoặc riêng từng chi nhánh, kèm lý do. Quản lý chi nhánh chỉ tắt được ở chi nhánh của mình.

Nên bật cho mỹ phẩm

• Trả hàngLập phiếu trả mới cho đơn đã bán, trong số ngày trả hàng của chi nhánh.
• Đổi hàngTừ phiếu trả mở một đơn bán mới, thu thêm hoặc hoàn lại phần chênh lệch.

Bật thêm khi cần

• Kho truy xuất (serial/lô)Đưa mã hàng vào theo dõi serial hoặc lô và khai báo tồn đầu kỳ. Hàng đã theo dõi vẫn nhập, chuyển, kiểm kê được khi tắt.
• Đơn giao hàngĐánh dấu đơn cần giao, ghi người giao và phí giao; đơn nằm ở "Đơn cần giao" tới khi bấm Đã giao.
• Màn hình kháchHiện đơn, số tiền và mã VietQR trên màn hình quay về phía khách.
• Thu/chi tiền mặt trong kétNộp vào, lấy ra, nộp két sắt giữa ca, luôn kèm lý do và người xác nhận.
• Xuất CSV báo cáoTạo file CSV từ báo cáo; file chỉ người tạo tải được và tự xoá sau 24 giờ.
• Khóa quyền sửa hóa đơnCho cửa hàng nhiều quầy, nhiều máy: hoá đơn đang mở ở máy khác chỉ được xem cho tới khi nhận quyền sửa.

Bước 3. Phân quyền nhân viên

Quyền POS cấp riêng cho từng nhân viên ở từng chi nhánh, tại Cấu hình → Nhân viên & quyền. Dưới đây là cách chia gợi ý cho mỹ phẩm; chỉ cấp đúng quyền mỗi người cần.

Ghi nợ, chi tiền hoàn, trả hàng hư hỏng hoặc quá hạn, lấy tiền khỏi két và chênh lệch két khi đóng ca đều cần một người thứ hai duyệt; không ai tự duyệt yêu cầu của chính mình.

Bước 4. Khai báo hàng hoá

1. Tạo sản phẩm, biến thể (size, màu, dung tích…), mã vạch và giá trong trang quản trị. Kho hàng cũng tạo ở đây.
2. Ở POS, vào Cấu hình → Hàng bán tại chi nhánh để chọn những mặt hàng chi nhánh được bán. Hàng chưa cấp cho chi nhánh không hiện ở quầy.
3. Với SKU cần theo dõi, tick Theo dõi hàng (serial hoặc lô). Sau đó vào Truy xuất tồn kho → Mặt hàng theo dõi để khai báo tồn đầu kỳ. Hàng theo dõi chỉ bán được khi tồn theo lô, serial khớp với tồn kho.
4. Lần nhập hàng sau: tab Nhập hàng, ghi lô, hạn dùng hoặc serial của từng kiện.

Riêng với mỹ phẩm

• Mỗi dung tích, mỗi màu son là một biến thể riêng có mã vạch riêng.
• Sản phẩm có hạn dùng: đưa vào theo dõi lô và nhập kèm hạn dùng.
• Thêm ảnh sản phẩm: danh mục mở dạng Thẻ, khách và nhân viên nhận ra hàng nhanh hơn.

Bước 5. Bán hàng hằng ngày

1. Đăng nhập bằng email và mật khẩu nhân viên, chọn chi nhánh và quầy.
2. Nhập Tiền đầu ca rồi bấm Mở ca.
3. Bấm Đơn nháp mới, quét hoặc tìm hàng (F2 đưa con trỏ về ô tìm), Thêm vào đơn.
4. Gắn khách nếu cần (mặc định là Khách lẻ), áp giảm giá nếu có.
5. Chọn phương thức: tiền mặt, chuyển khoản hoặc chia nhiều phương thức. Bấm Thanh toán và xác nhận đã nhận tiền.
6. Bấm Hoàn tất đơn → In hóa đơn → Giao hàng tại quầy.
7. Khách đang chờ chuyển khoản: bấm Để chờ, bán đơn khác rồi mở Đơn nháp mới; quay lại tab cũ bằng Tiếp tục thanh toán.

Thao tác riêng của ngành

• Quét mã vạch trên hộp; POS tự xuất lô hạn gần nhất trước.
• Khách đổi màu, đổi mùi: lập phiếu trả rồi bấm Đổi hàng để mở đơn mới.

Bước 6. Trả hàng và công nợ

Trả hàng, hoàn tiền

1. Vào Đơn hàng, chọn đơn gốc, bấm Trả / đổi hàng.
2. Chọn số lượng và tình trạng (Bán lại được hoặc Hư hỏng), bấm Xem trước, nhập lý do.
3. Bấm Lập phiếu trả → Nhận hàng trả. Đơn còn nợ thì giá trị trả được trừ vào nợ trước.
4. Có tiền hoàn: bấm Yêu cầu hoàn tiền. Người khác bấm Xác nhận đã chi sau khi đưa tiền cho khách.
5. Khách đổi sang hàng khác: bấm Đổi hàng để mở đơn bán mới, chênh lệch thu thêm hoặc hoàn lại.

Bước 7. Đóng ca và xem báo cáo

1. Vào Ca & két, bấm Đóng ca, xử lý các việc còn chặn.
2. Đếm toàn bộ tiền mặt, nhập Tổng tiền mặt đếm được. Số két cần có chỉ hiện sau khi nhập (đếm mù).
3. Chênh lệch vượt ngưỡng của chi nhánh: gửi lý do và chờ người khác duyệt. Rồi bấm Đóng ca và In phiếu đóng ca.
4. Vào Báo cáo xem Doanh số, Thực thu, Tiền mặt trong két, Công nợ, Đóng ca theo ngày, quầy, ca. Xuất CSV khi đã bật công tắc Xuất CSV báo cáo.

Lưu ý

• Hàng đã mở nắp trả về: chọn tình trạng Hư hỏng, phiếu trả cần người duyệt và không cộng lại tồn bán được.
• Chưa nhận thanh toán thẻ tại quầy. In qua hộp thoại in của trình duyệt (cuộn 80 mm hoặc A4), chưa có driver máy in hay ngăn kéo tiền.
• Phiếu in là phiếu bán hàng POS, không phải hoá đơn điện tử.