Phần mềm quản lý tạp hoá, siêu thị mini

Hồ sơ ngành cài sẵn những gì

Khi chi nhánh chọn ngành Tạp hoá & Siêu thị mini, ParkViet bật các chức năng ngành và đề xuất các mặc định dưới đây. Hồ sơ chỉ là điểm xuất phát: mọi thứ đổi được về sau, và hồ sơ không bao giờ tự bật các tính năng rủi ro như bán chịu hay trả hàng.

• Quy đổi đơn vị

  Bán theo đơn vị bán như kg, lít, lốc, thùng, rồi quy đổi về đơn vị gốc theo cấu hình của từng mã hàng.

• Hàng cân

  Quét tem EAN-13 in từ cân điện tử, máy chủ đọc khối lượng hoặc giá trên tem. Bật hàng cân thì quy đổi đơn vị được bật kèm.

• Serial, lô, hạn dùng

  Quét serial cho từng sản phẩm. Lô được chọn theo hạn dùng gần nhất (FEFO); có nhập, chuyển, kiểm kê, cách ly và thu hồi theo lô.

Số ngày nhận trả hàng

7 ngày

Chọn lô khi bán

Hạn dùng gần nhất trước (FEFO)

Danh mục hàng ở quầy

Danh sách

Đơn vị mẫu được thêm

Lốc, Thùng, Kg

Bước 1. Tạo cửa hàng và chọn ngành

Cửa hàng mới

1. Đăng nhập POS bằng tài khoản quản trị cửa hàng. POS tự mở trang Thiết lập cửa hàng.
2. Ở câu hỏi "Bạn kinh doanh gì?", chọn Tạp hoá & Siêu thị mini.
3. Trả lời "Có bán sỉ không?".
4. Đặt tên chi nhánh đầu tiên, múi giờ, kho bán hàng và tên quầy. Giữ tick "Cấp cho tôi toàn quyền tại chi nhánh này" để bán được ngay.
5. Ở bước Xem trước, kiểm tra chức năng sẽ bật và mặc định của chi nhánh. Nhóm "Ngành này thường dùng" để trống; tick ô nào thì chức năng đó được bật cho cả cửa hàng.
6. Bấm Tạo cửa hàng, rồi mở ca để bán.

Chi nhánh đang dùng ngành khác

1. Vào Cấu hình → chi nhánh → Mô hình kinh doanh → Đổi ngành, chọn Tạp hoá & Siêu thị mini, bấm Xem thay đổi. Chưa có gì được lưu ở bước này.
2. Xem chức năng sẽ bật, sẽ tắt và đơn vị mẫu sẽ thêm. Mặc định của ngành chỉ áp khi bạn tick "Áp giá trị của ngành mới".
3. Nhập lý do rồi bấm Chuyển sang Tạp hoá & Siêu thị mini. Hàng đã cấu hình vẫn bán như cũ.

Bước 2. Bật các chức năng ngành này cần

Các tính năng rủi ro mặc định tắt. Quản trị cửa hàng bật ở Cấu hình → chi nhánh → Chức năng chi nhánh, cho cả cửa hàng hoặc riêng từng chi nhánh, kèm lý do. Quản lý chi nhánh chỉ tắt được ở chi nhánh của mình.

Nên bật cho tạp hoá & siêu thị mini

• Bán ghi nợThu ngân gửi yêu cầu ghi nợ, quản lý duyệt rồi mới hoàn tất đơn. Thu nợ và xem công nợ luôn mở.
• Chuyển khoản VietQRHiện mã QR có sẵn số tiền ở quầy; webhook SePay hoặc PayOS báo tiền về.
• Màn hình kháchHiện đơn, số tiền và mã VietQR trên màn hình quay về phía khách.

Bật thêm khi cần

• Kho truy xuất (serial/lô)Đưa mã hàng vào theo dõi serial hoặc lô và khai báo tồn đầu kỳ. Hàng đã theo dõi vẫn nhập, chuyển, kiểm kê được khi tắt.
• Ghi nợ nhanh (một người bán)Bật cùng Bán ghi nợ: thu ngân tự ghi phần còn thiếu vào nợ, không cần người thứ hai duyệt. Vẫn chặn khi vượt hạn mức.
• Đơn giao hàngĐánh dấu đơn cần giao, ghi người giao và phí giao; đơn nằm ở "Đơn cần giao" tới khi bấm Đã giao.
• Thu/chi tiền mặt trong kétNộp vào, lấy ra, nộp két sắt giữa ca, luôn kèm lý do và người xác nhận.
• Xuất CSV báo cáoTạo file CSV từ báo cáo; file chỉ người tạo tải được và tự xoá sau 24 giờ.
• Khóa quyền sửa hóa đơnCho cửa hàng nhiều quầy, nhiều máy: hoá đơn đang mở ở máy khác chỉ được xem cho tới khi nhận quyền sửa.

VietQR cần cài thêm trong trang quản trị: tạo phương thức thanh toán VietQR ở Settings → Payment methods, thêm tài khoản nhận tiền và kết nối webhook SePay hoặc PayOS ở Settings → VietQR. POS không lưu thông tin ngân hàng.

Bước 3. Phân quyền nhân viên

Quyền POS cấp riêng cho từng nhân viên ở từng chi nhánh, tại Cấu hình → Nhân viên & quyền. Dưới đây là cách chia gợi ý cho tạp hoá & siêu thị mini; chỉ cấp đúng quyền mỗi người cần.

Ghi nợ, chi tiền hoàn, trả hàng hư hỏng hoặc quá hạn, lấy tiền khỏi két và chênh lệch két khi đóng ca đều cần một người thứ hai duyệt; không ai tự duyệt yêu cầu của chính mình. Cửa hàng chỉ có một người bán thì bật Ghi nợ nhanh để tự ghi nợ trong hạn mức.

Bước 4. Khai báo hàng hoá

1. Tạo sản phẩm, biến thể (size, màu, dung tích…), mã vạch và giá trong trang quản trị. Kho hàng cũng tạo ở đây.
2. Ở POS, vào Cấu hình → Hàng bán tại chi nhánh để chọn những mặt hàng chi nhánh được bán. Hàng chưa cấp cho chi nhánh không hiện ở quầy.
3. Mở Đơn vị và mã tem của từng SKU, thêm đơn vị bán và số đơn vị gốc trong mỗi đơn vị bán (đơn vị mẫu của ngành: Lốc, Thùng, Kg).
4. Vào Cấu hình → Mẫu tem cân, tạo mẫu khớp với tem EAN-13 máy cân in ra, rồi gán mã tem cho SKU bán cân.
5. Với SKU cần theo dõi, tick Theo dõi hàng (serial hoặc lô). Sau đó vào Truy xuất tồn kho → Mặt hàng theo dõi để khai báo tồn đầu kỳ. Hàng theo dõi chỉ bán được khi tồn theo lô, serial khớp với tồn kho.
6. Lần nhập hàng sau: tab Nhập hàng, ghi lô, hạn dùng hoặc serial của từng kiện.

Riêng với tạp hoá & siêu thị mini

• Mỗi mặt hàng một mã vạch in sẵn trên bao bì. Nhập mã vạch vào SKU để quét là ra đúng hàng.
• Hàng bán lẻ và bán nguyên lốc, nguyên thùng: đặt đơn vị gốc là cái, chai hoặc gói, rồi thêm quy đổi Lốc, Thùng kèm số cái trong mỗi đơn vị.
• Rau, thịt, đồ khô bán theo cân: tạo Mẫu tem cân đúng kiểu tem máy cân in ra, rồi gán mã tem cho từng SKU.
• Sữa, đồ hộp, bánh kẹo có hạn dùng: đưa vào theo dõi lô, khai báo tồn đầu kỳ theo lô và hạn dùng.

Bước 5. Bán hàng hằng ngày

1. Đăng nhập bằng email và mật khẩu nhân viên, chọn chi nhánh và quầy.
2. Nhập Tiền đầu ca rồi bấm Mở ca.
3. Bấm Đơn nháp mới, quét hoặc tìm hàng (F2 đưa con trỏ về ô tìm), Thêm vào đơn.
4. Gắn khách nếu cần (mặc định là Khách lẻ), áp giảm giá nếu có.
5. Chọn phương thức: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR hoặc chia nhiều phương thức. Bấm Thanh toán và xác nhận đã nhận tiền.
6. Bấm Hoàn tất đơn → In hóa đơn → Giao hàng tại quầy.
7. Khách đang chờ chuyển khoản: bấm Để chờ, bán đơn khác rồi mở Đơn nháp mới; quay lại tab cũ bằng Tiếp tục thanh toán.

Thao tác riêng của ngành

• Quét liên tục từng món. Danh mục mở dạng Danh sách nên tìm theo tên cũng nhanh khi mã vạch bị mờ.
• Khách mua nguyên thùng: chọn đơn vị Thùng trên dòng hàng, tồn kho trừ đúng số cái đã quy đổi.
• Hàng cân: quét tem dán trên túi, POS tự đọc khối lượng hoặc giá. Dòng tem cân không sửa số lượng, chỉ xoá được.
• Khách quen mua chịu: gắn khách có tài khoản công nợ rồi bấm Ghi nợ.

Bước 6. Trả hàng và công nợ

Bán chịu, thu nợ

1. Quản lý mở tài khoản công nợ cho khách ở trang Tài khoản nợ: đặt hạn mức và số ngày nợ. Khách lẻ không bán chịu được.
2. Khi bán: gắn khách, bấm Ghi nợ. Quản lý duyệt ở trang Duyệt, thu ngân bấm Kiểm tra duyệt → Hoàn tất & ghi nợ.
3. Khách trả nợ: Công nợ khách hàng → chọn khách → Thu nợ, phân bổ vào các đơn rồi Ghi nhận thu nợ. Thu nợ không tính thành doanh số mới.
4. Nhắc nợ: danh sách Khách đang nợ có số ngày nợ, lần nhắc gần nhất và nút Nhắc nợ qua Zalo soạn sẵn tin nhắn (kèm mã VietQR khi đã bật VietQR).

Bước 7. Đóng ca và xem báo cáo

1. Vào Ca & két, bấm Đóng ca, xử lý các việc còn chặn.
2. Đếm toàn bộ tiền mặt, nhập Tổng tiền mặt đếm được. Số két cần có chỉ hiện sau khi nhập (đếm mù).
3. Chênh lệch vượt ngưỡng của chi nhánh: gửi lý do và chờ người khác duyệt. Rồi bấm Đóng ca và In phiếu đóng ca.
4. Vào Báo cáo xem Doanh số, Thực thu, Tiền mặt trong két, Công nợ, Đóng ca theo ngày, quầy, ca. Xuất CSV khi đã bật công tắc Xuất CSV báo cáo.

Lưu ý

• POS cần mạng để bán, chưa có chế độ bán offline. Nên có mạng dự phòng ở quầy.
• Chưa kiểm thử với máy cân, máy quét thật. Thử in tem và quét tem trên thiết bị của bạn trước khi bán đại trà.
• Chưa nhận thanh toán thẻ tại quầy. In qua hộp thoại in của trình duyệt (cuộn 80 mm hoặc A4), chưa có driver máy in hay ngăn kéo tiền.
• Phiếu in là phiếu bán hàng POS, không phải hoá đơn điện tử.