Phần mềm quản lý cửa hàng thực phẩm, nông sản

Hồ sơ ngành cài sẵn những gì

Khi chi nhánh chọn ngành Nông sản & Thực phẩm, ParkViet bật các chức năng ngành và đề xuất các mặc định dưới đây. Hồ sơ chỉ là điểm xuất phát: mọi thứ đổi được về sau, và hồ sơ không bao giờ tự bật các tính năng rủi ro như bán chịu hay trả hàng.

• Quy đổi đơn vị

  Bán theo đơn vị bán như kg, lít, lốc, thùng, rồi quy đổi về đơn vị gốc theo cấu hình của từng mã hàng.

• Hàng cân

  Quét tem EAN-13 in từ cân điện tử, máy chủ đọc khối lượng hoặc giá trên tem. Bật hàng cân thì quy đổi đơn vị được bật kèm.

• Serial, lô, hạn dùng

  Quét serial cho từng sản phẩm. Lô được chọn theo hạn dùng gần nhất (FEFO); có nhập, chuyển, kiểm kê, cách ly và thu hồi theo lô.

Số ngày nhận trả hàng

1 ngày

Chọn lô khi bán

Hạn dùng gần nhất trước (FEFO)

Danh mục hàng ở quầy

Thẻ (có ảnh)

Đơn vị mẫu được thêm

Kg

Bước 1. Tạo cửa hàng và chọn ngành

Cửa hàng mới

1. Đăng nhập POS bằng tài khoản quản trị cửa hàng. POS tự mở trang Thiết lập cửa hàng.
2. Ở câu hỏi "Bạn kinh doanh gì?", chọn Nông sản & Thực phẩm.
3. Trả lời "Có bán sỉ không?".
4. Đặt tên chi nhánh đầu tiên, múi giờ, kho bán hàng và tên quầy. Giữ tick "Cấp cho tôi toàn quyền tại chi nhánh này" để bán được ngay.
5. Ở bước Xem trước, kiểm tra chức năng sẽ bật và mặc định của chi nhánh. Nhóm "Ngành này thường dùng" để trống; tick ô nào thì chức năng đó được bật cho cả cửa hàng.
6. Bấm Tạo cửa hàng, rồi mở ca để bán.

Chi nhánh đang dùng ngành khác

1. Vào Cấu hình → chi nhánh → Mô hình kinh doanh → Đổi ngành, chọn Nông sản & Thực phẩm, bấm Xem thay đổi. Chưa có gì được lưu ở bước này.
2. Xem chức năng sẽ bật, sẽ tắt và đơn vị mẫu sẽ thêm. Mặc định của ngành chỉ áp khi bạn tick "Áp giá trị của ngành mới".
3. Nhập lý do rồi bấm Chuyển sang Nông sản & Thực phẩm. Hàng đã cấu hình vẫn bán như cũ.

Bước 2. Bật các chức năng ngành này cần

Các tính năng rủi ro mặc định tắt. Quản trị cửa hàng bật ở Cấu hình → chi nhánh → Chức năng chi nhánh, cho cả cửa hàng hoặc riêng từng chi nhánh, kèm lý do. Quản lý chi nhánh chỉ tắt được ở chi nhánh của mình.

Nên bật cho nông sản & thực phẩm

• Chuyển khoản VietQRHiện mã QR có sẵn số tiền ở quầy; webhook SePay hoặc PayOS báo tiền về.

Bật thêm khi cần

• Kho truy xuất (serial/lô)Đưa mã hàng vào theo dõi serial hoặc lô và khai báo tồn đầu kỳ. Hàng đã theo dõi vẫn nhập, chuyển, kiểm kê được khi tắt.
• Đơn giao hàngĐánh dấu đơn cần giao, ghi người giao và phí giao; đơn nằm ở "Đơn cần giao" tới khi bấm Đã giao.
• Màn hình kháchHiện đơn, số tiền và mã VietQR trên màn hình quay về phía khách.
• Thu/chi tiền mặt trong kétNộp vào, lấy ra, nộp két sắt giữa ca, luôn kèm lý do và người xác nhận.
• Xuất CSV báo cáoTạo file CSV từ báo cáo; file chỉ người tạo tải được và tự xoá sau 24 giờ.
• Khóa quyền sửa hóa đơnCho cửa hàng nhiều quầy, nhiều máy: hoá đơn đang mở ở máy khác chỉ được xem cho tới khi nhận quyền sửa.

VietQR cần cài thêm trong trang quản trị: tạo phương thức thanh toán VietQR ở Settings → Payment methods, thêm tài khoản nhận tiền và kết nối webhook SePay hoặc PayOS ở Settings → VietQR. POS không lưu thông tin ngân hàng.

Bước 3. Phân quyền nhân viên

Quyền POS cấp riêng cho từng nhân viên ở từng chi nhánh, tại Cấu hình → Nhân viên & quyền. Dưới đây là cách chia gợi ý cho nông sản & thực phẩm; chỉ cấp đúng quyền mỗi người cần.

Ghi nợ, chi tiền hoàn, trả hàng hư hỏng hoặc quá hạn, lấy tiền khỏi két và chênh lệch két khi đóng ca đều cần một người thứ hai duyệt; không ai tự duyệt yêu cầu của chính mình.

Bước 4. Khai báo hàng hoá

1. Tạo sản phẩm, biến thể (size, màu, dung tích…), mã vạch và giá trong trang quản trị. Kho hàng cũng tạo ở đây.
2. Ở POS, vào Cấu hình → Hàng bán tại chi nhánh để chọn những mặt hàng chi nhánh được bán. Hàng chưa cấp cho chi nhánh không hiện ở quầy.
3. Mở Đơn vị và mã tem của từng SKU, thêm đơn vị bán và số đơn vị gốc trong mỗi đơn vị bán (đơn vị mẫu của ngành: Kg).
4. Vào Cấu hình → Mẫu tem cân, tạo mẫu khớp với tem EAN-13 máy cân in ra, rồi gán mã tem cho SKU bán cân.
5. Với SKU cần theo dõi, tick Theo dõi hàng (serial hoặc lô). Sau đó vào Truy xuất tồn kho → Mặt hàng theo dõi để khai báo tồn đầu kỳ. Hàng theo dõi chỉ bán được khi tồn theo lô, serial khớp với tồn kho.
6. Lần nhập hàng sau: tab Nhập hàng, ghi lô, hạn dùng hoặc serial của từng kiện.

Riêng với nông sản & thực phẩm

• Đặt đơn vị gốc của hàng tươi là Kg (hoặc gam). Hàng đóng hộp, đóng túi giữ đơn vị cái.
• Tạo Mẫu tem cân theo cấu trúc tem EAN-13 của máy cân (tem ghi khối lượng hay ghi tiền), rồi gán mã tem cho từng mặt hàng.
• Đặc sản, đồ khô có hạn dùng: đưa vào theo dõi lô và nhập kèm hạn dùng mỗi lần nhập hàng.
• Thêm ảnh cho từng mặt hàng: danh mục mở dạng Thẻ nên nhân viên chọn hàng không có mã vạch bằng hình.

Bước 5. Bán hàng hằng ngày

1. Đăng nhập bằng email và mật khẩu nhân viên, chọn chi nhánh và quầy.
2. Nhập Tiền đầu ca rồi bấm Mở ca.
3. Bấm Đơn nháp mới, quét hoặc tìm hàng (F2 đưa con trỏ về ô tìm), Thêm vào đơn.
4. Gắn khách nếu cần (mặc định là Khách lẻ), áp giảm giá nếu có.
5. Chọn phương thức: tiền mặt, chuyển khoản, VietQR hoặc chia nhiều phương thức. Bấm Thanh toán và xác nhận đã nhận tiền.
6. Bấm Hoàn tất đơn → In hóa đơn → Giao hàng tại quầy.
7. Khách đang chờ chuyển khoản: bấm Để chờ, bán đơn khác rồi mở Đơn nháp mới; quay lại tab cũ bằng Tiếp tục thanh toán.

Thao tác riêng của ngành

• Cân hàng, in tem, dán lên túi rồi quét tem ở quầy. Giá hoặc khối lượng trên tem được máy chủ đọc lại, thu ngân không gõ tay.
• Hàng có lô: POS tự chọn lô hạn gần nhất (FEFO). Phiếu in ghi lô và hạn dùng.
• Khách chuyển khoản: chọn VietQR, khách quét mã, ngân hàng báo về thì bấm Kết thúc.

Bước 6. Đóng ca và xem báo cáo

1. Vào Ca & két, bấm Đóng ca, xử lý các việc còn chặn.
2. Đếm toàn bộ tiền mặt, nhập Tổng tiền mặt đếm được. Số két cần có chỉ hiện sau khi nhập (đếm mù).
3. Chênh lệch vượt ngưỡng của chi nhánh: gửi lý do và chờ người khác duyệt. Rồi bấm Đóng ca và In phiếu đóng ca.
4. Vào Báo cáo xem Doanh số, Thực thu, Tiền mặt trong két, Công nợ, Đóng ca theo ngày, quầy, ca. Xuất CSV khi đã bật công tắc Xuất CSV báo cáo.

Lưu ý

• Hồ sơ đặt số ngày trả hàng là 1 ngày vì hàng tươi. Đổi ở Cấu hình → Chi nhánh nếu cửa hàng nhận trả lâu hơn.
• Lô gần hết hạn có thể Cách ly ở trang Truy xuất tồn kho để không bán ra nữa.
• Chưa nhận thanh toán thẻ tại quầy. In qua hộp thoại in của trình duyệt (cuộn 80 mm hoặc A4), chưa có driver máy in hay ngăn kéo tiền.
• Phiếu in là phiếu bán hàng POS, không phải hoá đơn điện tử.