Đây là một tình huống minh họa, dựng từ cách nhiều bếp nhà và tiệm nhỏ đang bán hằng ngày, không phải câu chuyện của một khách hàng cụ thể.

Chị Thu nấu cơm trưa, bún, chè cho cư dân trong chung cư và mấy dãy nhà quanh đó. Khách nhắn qua trang Facebook của bếp, qua Zalo, thỉnh thoảng có người ghé tận nơi. Chồng chị và cậu con trai thay nhau mang đồ lên từng căn.

Nhiều căn ban ngày không có ai. Thế là hộp cơm được treo ở tay nắm cửa, kèm tờ phiếu. Tối đi làm về, khách mở app ngân hàng chuyển khoản. Có người thì trả luôn lúc cầm hàng trên tay. Ít ai trả tiền mặt.

Cách bán này tiện cho khách, nhưng người bán thì hay rối. Đơn nằm lẫn trong mấy chục cuộc trò chuyện. Tối mở app ngân hàng thấy một dòng “ck com trua”, không biết của căn nào, trả cho đơn hôm nào. Có khách quên trả, mình cũng quên luôn. Bài này kể một ngày bán của chị Thu với ParkViet, rồi hướng dẫn cài đặt từng bước để chị em bán kiểu này dùng được ngay.

Một ngày bán hàng

Sáng, tin nhắn Zalo tới: “Chị ơi cho em 2 phần cơm gà, căn 1205 tòa S1.02 nhé, không có ai thì treo cửa giúp em.”

Chị Thu mở POS trên điện thoại, tìm khách theo tên, số điện thoại hay cả địa chỉ đều được. Khách mới thì chị tạo luôn, gõ địa chỉ vào một ô chữ: “1205 tòa S1.02, treo tay nắm cửa”. Không phải chọn tỉnh, huyện, xã gì cả. Địa chỉ này in ngay dưới tên khách trên phiếu, người nhà cầm phiếu là biết mang lên đâu.

Chị chạm một cái để ghi đơn này đến từ Zalo. Đơn khác thì là Facebook, Tại quầy hoặc Khác.

Đánh dấu giao hàng. Chị ghi tên người đi giao, gõ đơn giản là “Bố” hay “Nam”, không cần tạo tài khoản nhân viên. Có phí ship thì gõ thêm, phí được cộng thẳng vào tổng đơn.

Khách chưa trả, ghi nợ một bước. Bếp chỉ có mình chị bán, không có ai thứ hai để duyệt. Chị bấm Ghi nợ, máy hỏi lại “Ghi nợ 90.000 ₫ cho chị Lan và hoàn tất đơn?”, chị bấm Ghi nợ & hoàn tất là xong. Khách nào mua chịu lần đầu thì ParkViet tự mở sổ nợ cho khách đó, hạn mức mặc định 2.000.000 ₫, hạn trả 30 ngày. Chị sửa lại cho từng người được.

In phiếu có mã QR. Phiếu in ra có tên khách, địa chỉ, người giao, phí ship, và một mã VietQR ghi “Quét mã để chuyển khoản trả nợ”. Mã này đúng số tiền còn nợ của đơn, nội dung chuyển khoản đã điền sẵn là chữ TN cộng số đơn, và không hết hạn. Muốn gửi trước cho khách thì bấm Gửi Zalo, điện thoại mở bảng chia sẻ kèm ảnh mã QR.

Trưa đi giao. Cậu con trai mở trang Đơn cần giao. Mỗi đơn có địa chỉ, số điện thoại bấm vào là gọi, và ghi rõ “Còn nợ 90.000 ₫” hay “Đã trả đủ”, để khỏi thu nhầm. Căn 1205 không ai mở cửa, cậu treo túi cơm kèm phiếu vào tay nắm rồi bấm Đã giao.

Tối, tiền về. Chị Lan đi làm về, thấy túi cơm và tờ phiếu, mở app ngân hàng quét mã. Nếu cửa hàng đã nối tài khoản nhận tiền với SePay (hướng dẫn ở dưới), ParkViet tự ghi khoản thu và trừ nợ cho đúng đơn đó. Chị Thu không phải dò từng dòng tin báo ngân hàng nữa.

Khách chuyển thiếu thì nợ giảm đúng phần đã chuyển. Chuyển dư thì phần dư trừ tiếp vào các đơn nợ cũ của chính khách đó.

Cuối tuần, nhắc nhẹ. Vào trang Công nợ, mục Khách đang nợ, chị thấy ai nợ từ hôm nào, đã quá hạn chưa, nhắc lần cuối khi nào. Bấm Nhắc nợ qua Zalo, máy soạn sẵn một tin nhắn lịch sự liệt kê các đơn chưa trả, kèm một mã QR cho cả số nợ. Mỗi lần nhắc đều được lưu lại, nên khỏi lỡ nhắc một người hai lần liền.

Cuối tháng, xem kênh nào bán được. Vào Báo cáo, tab Doanh số, phần Theo nguồn đơn: Facebook, Zalo, Tại quầy, Khác, mỗi nguồn bao nhiêu đơn, bao nhiêu doanh số, khách còn nợ bao nhiêu. Chị biết nên chăm trang Facebook hay nhóm Zalo của chung cư hơn.

Chủ tiệm vẫn nắm được hết

Bán kiểu này, người nhà, người làm cùng đều chạm vào tiền. Chị Thu không cần ngồi canh từng đơn, vì máy giữ giúp mấy nguyên tắc sau.

Nhân viên chỉ làm được việc chị đã cho phép, và cấp riêng ở từng chi nhánh. Ai không được tích quyền Bán ghi nợ thì không bán chịu được, nút Ghi nợ còn không hiện ra. Ai không có quyền Thu tiền, Duyệt hay Cấu hình công nợ thì xem danh sách nợ chỉ thấy số điện thoại khách đã che bớt.

Các chức năng bán chịu, ghi nợ nhanh, VietQR, giao hàng mặc định đều tắt. Muốn bật hay tắt phải ghi lý do, và màn hình luôn hiện ai đổi lần cuối, lúc nào, vì sao. Ghi nợ nhanh chỉ có hiệu lực khi chức năng này vẫn đang bật và người bán vẫn còn quyền. Chị tắt đi, hoặc bỏ quyền của ai đó, là các lần ghi nợ nhanh chưa hoàn tất của người đó không dùng được nữa.

Hạn mức nợ của từng khách được giữ thật. Đơn nào làm khách nợ vượt hạn mức thì máy từ chối, kể cả khi đang ghi nợ nhanh.

Tổng tiền do hệ thống tính, không ai gõ tay số tổng. Khách đã trả tiền rồi thì phí ship bị khóa, không sửa được nữa.

Mạng chập chờn, lỡ tay bấm hai lần thì cũng không thành hai khoản nợ hay hai khoản thu. Mỗi giao dịch ngân hàng cũng chỉ được ghi một lần.

Tiền chuyển khoản được ghép theo mã TN cộng số đơn in trên phiếu, nên vào đúng đơn, đúng khách. Khoản nào không rõ, ví dụ đơn đó đã hết nợ, hay mã giao dịch đã có người ghi tay rồi, máy để lại cho chị xem trong mục thông báo ngân hàng chứ không tự đoán.

Mỗi lần ghi nợ, thu nợ, nhắc nợ, đổi trạng thái giao hàng hay đổi nguồn đơn đều được ghi vào nhật ký: ai làm, lúc nào.

Cài đặt từng bước

Các bước dưới đây làm một lần lúc đầu. Phần lớn làm trên POS, trong menu tài khoản ở góc trên màn hình, mục Cấu hình. Phần nối tài khoản ngân hàng làm ở trang quản trị cửa hàng.

Bước 1: Bật chức năng

Vào Cấu hình, chọn Chi nhánh, ở chi nhánh của mình bấm Chức năng chi nhánh. Bật lần lượt bốn dòng sau. Mỗi lần bật, máy hỏi lý do (bắt buộc), gõ ngắn thôi, ví dụ “bán cho cư dân”, rồi bấm Lưu thay đổi.

Bán ghi nợ: cho phép bán chịu.
Ghi nợ nhanh (một người bán): người bán tự ghi nợ, không cần người thứ hai duyệt. Cần bật cùng Bán ghi nợ. Tiệm có quản lý riêng muốn duyệt từng khoản nợ thì đừng bật dòng này.
Chuyển khoản VietQR: để in mã QR trên phiếu.
Đơn giao hàng: để có nút giao hàng và trang Đơn cần giao.

Nút bật áp dụng cho cả cửa hàng. Có nhiều chi nhánh mà chi nhánh nào không bán kiểu này thì vào chi nhánh đó bấm Tắt tại chi nhánh này.

Địa chỉ giao hàng của khách và nguồn đơn thì có sẵn, không cần bật.

Bước 2: Cấp quyền cho người tạo đơn

Đây là chỗ hay bị sót nhất. Bật chức năng rồi mà người bán chưa có quyền thì trên màn hình bán không hề có nút Ghi nợ, nhìn cứ tưởng máy lỗi.

Vào Cấu hình, chọn Nhân viên & quyền, bấm Chỉnh sửa ở từng người sẽ tạo đơn, rồi tích:

Mở ca: phải có ca đang mở mới thu tiền, ghi nợ được.
Quản lý khách hàng: để tạo khách nhanh và sửa địa chỉ ngay trên màn hình bán.
Thu tiền.
Bán ghi nợ: thiếu quyền này là không có nút Ghi nợ.

Người lo sổ nợ, tức là sửa hạn mức, số ngày nợ, tạm khóa sổ nợ của khách, thì tích thêm Cấu hình công nợ. Quyền này cũng mở trang Tài khoản nợ. Người nhắc nợ cần có một trong ba quyền Thu tiền, Duyệt hoặc Cấu hình công nợ.

Chị là chủ mà cũng đứng bán thì nhớ tự cấp quyền cho chính mình ở đây. Tài khoản quản trị không tự có các quyền bán hàng này.

Bước 3: Nối tài khoản nhận tiền với SePay

Vào trang quản trị cửa hàng:

Cài đặt → Phương thức thanh toán: thêm một phương thức loại VietQR, nếu chưa có.
Cài đặt → VietQR, tab Tài khoản nhận tiền: thêm tài khoản ngân hàng nhận tiền, nhà cung cấp chọn SePay.
Chép URL webhook hiện ở đó, dán vào phần webhook bên SePay, dùng cùng một Mã bí mật webhook ở cả hai bên.

Xong bước này, khách quét mã trên phiếu là khoản thu được ghi tự động. Những khoản máy không chắc thì nằm ở tab Thông báo ngân hàng cho chị xem.

Nếu tài khoản nhận tiền chỉ dùng PayOS thì mã QR vẫn in được, nhưng tiền khách trả nợ phải ghi tay ở trang Công nợ. Tự trừ nợ hiện mới chạy với SePay.

Bước 4: Làm thử một đơn từ đầu đến cuối

Trước khi bán thật, chị làm thử một đơn bằng tài khoản của người sẽ bán hằng ngày:

Mở ca ở quầy.
Thêm một món, rồi chọn khách. Khách mới thì bấm Tạo khách nhanh, gõ tên, số điện thoại và Địa chỉ giao hàng.
Chọn Nguồn đơn, ví dụ Zalo.
Bấm Đánh dấu giao hàng, ghi người giao, phí ship nếu có, bấm Lưu.
Ở phần thu tiền, bấm Ghi nợ, rồi Ghi nợ & hoàn tất. Không thấy nút Ghi nợ thì quay lại bước 2, xem người này đã có quyền Thu tiền và Bán ghi nợ chưa. Thấy nút mà bấm không được, kèm dòng báo chưa bật, thì quay lại bước 1.
In hóa đơn, xem phiếu đã có địa chỉ và mã QR trả nợ chưa.
Lấy điện thoại của mình quét mã, chuyển thử một số tiền nhỏ, giữ nguyên nội dung chuyển khoản.
Mở Công nợ xem số nợ của khách đã giảm đúng phần vừa chuyển chưa. Mở Đơn cần giao, bấm Đã giao cho đơn thử.

Đơn thử chạy trơn tru là chị bán thật được rồi.

Đọc thêm

Muốn hiểu kỹ cách tiền chuyển khoản tự khớp với đơn, xem bài VietQR tự đối soát. Chi tiết về bán chịu ở trang Bán chịu & công nợ, các cách thu tiền ở trang Thanh toán. ParkViet miễn phí khi tự cài, xem Bảng giá và hướng dẫn tải về để chạy thử với dữ liệu mẫu trước.

Bán hàng qua Facebook, Zalo, ship cư dân, hàng treo cửa, thu tiền QR sau